Konaklama İşletmelerinde Yıllık Faaliyet Bütçesinin Nakit Akış ve Gelir Tablosuna Entegrasyonu

Konaklama işletmelerinde finansal yönetim, yalnızca dönem sonunda oluşan gelir ve giderlerin takip edilmesinden ibaret değildir. Özellikle otel, resort, tatil köyü ve benzeri işletmelerde sezonluk çalışma yapısı, doluluk oranlarındaki değişimler, personel giderleri, yiyecek-içecek maliyetleri, enerji giderleri, tedarikçi ödemeleri ve yatırım harcamaları finansal planlamanın önceden yapılmasını gerektirir.

Bu noktada yıllık faaliyet bütçesi, işletmenin gelecek dönemdeki gelir ve gider hedeflerini belirleyen temel araçlardan biridir.

Ancak tek başına hazırlanmış bir bütçe yeterli değildir. Hazırlanan faaliyet bütçesinin gelir tablosu bütçesi ve nakit akış bütçesiyle entegre edilmesi, ardından gerçekleşen sonuçların bütçeyle düzenli olarak karşılaştırılması gerekir. Konaklama İşletmelerinde Yıllık Faaliyet Bütçesi

Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu'nun TMS 7 standardında nakit akışlarının işletme, yatırım ve finansman faaliyetleri kapsamında değerlendirilmesi; nakit akış bilgilerinin işletmenin likiditesi ve borç ödeme gücünün değerlendirilmesine yardımcı olması gerektiği belirtilmektedir.

Bu nedenle konaklama işletmelerinde bütçe yönetimi yalnızca “yıl sonunda ne kadar kâr edeceğiz?” sorusuna değil, “bu kârı yaratırken ne zaman ve ne kadar nakde ihtiyaç duyacağız?” sorusuna da cevap vermelidir.

Yıllık Faaliyet Bütçesi Nedir?

Yıllık faaliyet bütçesi, işletmenin bir hesap dönemi içerisinde gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetleri finansal hedeflere dönüştüren bütçedir.

Konaklama işletmelerinde bu bütçe hazırlanırken işletmenin;

• Oda sayısı,

• Beklenen doluluk oranı,

• Ortalama oda fiyatı,

• Konaklama gelirleri,

• Yiyecek ve içecek gelirleri,

• Diğer hizmet gelirleri,

• Personel giderleri,

• Yiyecek-içecek maliyetleri,

• Enerji giderleri,

• Pazarlama giderleri,

• Bakım ve onarım giderleri,

• Yönetim giderleri,

• Yatırım harcamaları

gibi birçok kalemi dikkate alınabilir.

Ancak otel bütçesinin gerçek anlamda faydalı olabilmesi için bu rakamların yalnızca yıllık toplam olarak belirlenmesi yeterli değildir.

Aylık ve mümkün olduğunda departman bazında planlama yapılması gerekir.

Konaklama İşletmelerinde Bütçe Neden Önemlidir?

Konaklama sektörünün diğer birçok sektörden önemli bir farkı vardır: gelirlerin dönemsel olarak değişebilmesi.

Örneğin yaz sezonunda faaliyet gösteren bir otelde yüksek doluluk nedeniyle gelirler artarken sezon dışında aynı seviyede gelir elde edilmeyebilir.

Buna karşılık bazı giderler aynı ölçüde düşmeyebilir.

Personel, enerji, bakım, kira, sigorta, finansman ve işletmenin faaliyetinin devamı için gerekli diğer giderler farklı dönemlerde farklı seviyelerde gerçekleşebilir.

Bu nedenle otel yönetimi açısından yalnızca yıllık gelir tahmini yapmak yeterli değildir.

Asıl önemli olan:

Gelir ne zaman oluşacak?

Gider ne zaman gerçekleşecek?

Nakit ne zaman işletmeye girecek?

Nakit hangi tarihlerde işletmeden çıkacak?

sorularını birlikte değerlendirmektir.

Faaliyet Bütçesi Nasıl Hazırlanır?

Sağlıklı bir otel faaliyet bütçesi hazırlanırken öncelikle işletmenin operasyonel hedefleri belirlenir.

Örneğin konaklama işletmesi için;

Oda Bütçesi

• Satılabilir oda sayısı

• Beklenen doluluk

• Ortalama günlük oda fiyatı

• Oda gelirleri

• İptal ve no-show tahminleri

Yiyecek ve İçecek Bütçesi

• Restoran gelirleri

• Bar gelirleri

• Alkollü ve alkolsüz içecek gelirleri

• Yiyecek maliyetleri

• İçecek maliyetleri

Diğer Gelirler/ Konaklama İşletmelerinde Yıllık Faaliyet Bütçesi

• Spa

• Toplantı ve organizasyon

• Transfer

• Otopark

• Aktivite ve diğer hizmetler

gibi gelir kalemleri ayrı ayrı planlanabilir.

Ardından işletme giderleri bütçelenir.

Faaliyet Bütçesinden Gelir Tablosu Bütçesine Nasıl Geçilir?

Faaliyet bütçesinin önemli amaçlarından biri, işletmenin beklenen gelir ve giderlerini bütçelenmiş gelir tablosuna dönüştürmektir.

Örneğin bir otelin yıllık faaliyet bütçesinde:

Konaklama gelirleri: 50 milyon TL

Yiyecek-içecek gelirleri: 15 milyon TL

Diğer gelirler: 5 milyon TL

olarak planlandığını varsayalım.

Toplam bütçelenen gelir:

70 milyon TL olur.

Bunun karşısında;

• Personel giderleri

• Yiyecek-içecek maliyetleri

• Enerji giderleri

• Pazarlama giderleri

• Genel yönetim giderleri

• Bakım giderleri

• Diğer faaliyet giderleri

planlanır.

Böylece faaliyet bütçesi, bütçelenmiş gelir tablosuna dönüştürülebilir.

Gelir Tablosu ile Nakit Akışı Aynı Şey Değildir

Konaklama işletmelerinde bütçe hazırlanırken en sık yapılan hatalardan biri, kâr ile nakdi aynı kavram olarak değerlendirmektir.

Oysa işletmenin gelir tablosunda kârlı görünmesi, aynı anda kasasında veya banka hesaplarında yeterli nakit bulunduğu anlamına gelmez.

Örneğin otel bir tur operatörüne 10 milyon TL tutarında hizmet vermiş olabilir.

Bu gelir muhasebe açısından ilgili dönemin gelirlerine yansıyabilir.

Ancak müşteri ödemeyi 60 gün sonra yapacaksa işletme bu dönemde nakdi henüz tahsil etmemiştir.

Buna karşılık;

• Personel ödemeleri,

• Tedarikçi ödemeleri,

• Vergiler,

• Enerji faturaları,

• Kredi taksitleri

gibi ödemeler daha erken gerçekleşebilir.

Bu nedenle gelir bütçesi ile nakit akış bütçesinin birlikte hazırlanması büyük önem taşır.

Nakit Akış Bütçesi Nedir?

Nakit akış bütçesi, işletmenin belirli bir dönem içerisinde gerçekleşmesi beklenen nakit giriş ve çıkışlarını gösteren finansal planlamadır.

TMS 7'de nakit akışlarının işletme, yatırım ve finansman faaliyetlerinden kaynaklanan akışlar şeklinde sınıflandırıldığı belirtilmektedir.

Konaklama işletmesi açısından nakit akış bütçesinde örneğin;

Nakit Girişleri

• Oda satışlarından tahsilatlar

• Restoran ve bar tahsilatları

• Acente tahsilatları

• Kredi kartı tahsilatları

• Diğer hizmet gelirleri

• Finansman kaynakları

Nakit Çıkışları

• Personel ödemeleri

• Tedarikçi ödemeleri

• Vergi ve yasal yükümlülükler

• Enerji ödemeleri

• Kira ödemeleri

• Kredi ve finansman ödemeleri

• Bakım ve onarım

• Yatırım harcamaları

gibi kalemler takip edilebilir.

Mali Müşavirin Konaklama İşletmelerinde Bütçe Yönetimindeki Rolü

Konaklama işletmelerinde mali müşavir yalnızca muhasebe kayıtlarının tutulması ve beyannamelerin hazırlanmasıyla sınırlı bir rol üstlenmek zorunda değildir.

İşletmenin ihtiyaçlarına göre mali müşavir;

• Faaliyet bütçesinin oluşturulmasına,

• Gelir-gider bütçesinin hazırlanmasına,

• Bütçelenmiş gelir tablosunun oluşturulmasına,

• Nakit akış bütçesinin hazırlanmasına,

• Bütçe-gerçekleşen karşılaştırmalarına,

• Finansal oranların analizine,

• Maliyet kontrolüne,

• Vergi ve finansal yükümlülüklerin planlanmasına katkı sağlayabilir.

Özellikle sezonluk çalışan otellerde finansal verilerin düzenli şekilde analiz edilmesi, işletmenin hangi dönemlerde nakit fazlası veya nakit ihtiyacı yaşayabileceğinin önceden görülmesine yardımcı olabilir.